Het eerste contact met een backoffice medewerker

Published by admin on

Een wat oudere man die aan het werk is op zijn computer aan een bureau.
Een wat oudere man die aan het werk is op zijn computer aan een bureau.


Het eerste contact met een backoffice medewerker

Afgelopen twee weken heb je kunnen lezen hoe jij als intermediair jouw behoeftes kon bepalen met betrekking tot de backoffice en hoe jij je vervolgens kan oriënteren op de juiste backoffice partij. Zodra je dit hebt gedaan heb je nog een selectie over van een aantal backoffice partijen die jou aanspreken. Dan is het nu tijd voor de volgende stap: het eerste contact met de backoffice medewerker. Wat mag je verwachten van zo’n eerste gesprek en waar moet je jezelf op voorbereiden? Je leest het in deze blog.

De eerste kennismaking met de backoffice medewerker

Nu je contact legt met de backoffice medewerker van de partij waar jij je op georiënteerd hebt komt de eerste kennismaking eraan. Een enorm belangrijke factor in het beeld dat je gaat vormen van de partij. Biedt de backoffice medewerker de mogelijkheid om kennis te komen maken op locatie of gebeurd dit online? Online is vaak makkelijker in te plannen maar realiseer je hierbij wel dat je de kans loopt om een minder compleet beeld te vormen dan dat je bij de partij langs kan gaan en de backoffice medewerker op locatie kan spreken.

Sfeer van de organisatie

Op locatie zie je ook niet alleen de backoffice medewerker die als jouw contactpersoon optreed. Je maakt daar meerdere mensen van het bedrijf mee en kan voelen welke sfeer daar hangt. Tip, als je langs gaat vraag dan ook altijd om een rondleiding. Dit kan vaak veel inzichten geven. Vindt het contact met de backoffice medewerker alleen online en/of telefonisch plaats? Besef je dan wel dat je gaat samenwerken met iemand die je niet of alleen op een scherm hebt gezien. Dit kan risico’s met zich mee brengen.

Welke specialisatie heeft de backoffice partij

Het is aan te raden om in het contact met de partij ook na te gaan in welke mate de backoffice partij gespecialiseerd is in de uitzendbranche. Er zijn bijvoorbeeld ook algemene payrollers die een backoffice service aanbieden, dit kan ertoe leiden dat hun aanbod minder geschikt is voor jouw onderneming. Kijk daarbij ook hoelang de backoffice partij al werkzaam is op de markt. Een partij kan aangeven gespecialiseerd te zijn op het uitzendgebied, maar als ze hier nog maar net mee begonnen zijn kan dit minder relevant zijn. Schroom ook niet om te vragen om referenties.

Backoffice bureaus vergelijken

Als je deze stappen hebt doorlopen kan het zijn dat je meerdere backoffice bureaus hebt gevonden die jou aanspreken. Hoe breng je deze keuze dan vervolgens terug tot één partij? Het is hierbij aan te raden om een lijst op te stellen met drie tot maximaal vijf partijen die je nader wil onderzoeken. Je kan de verschillende partijen daarbij naast elkaar zetten in bijvoorbeeld Excel, en een pro’s en cons lijstje maken per backoffice bureau.

Een mannelijke medewerker aan het werk op een glazen bord met post its.

Keurmerken en certificeringen

Belangrijk om te weten is welke keurmerken en certificeringen het backofficebureau heeft. Je bent er misschien al wat over tegen gekomen tijdens de research die je gedaan hebt tijdens het oriënteren maar het is altijd goed om dit nog eens na te vragen. Het kan maar zo dat daar ontwikkelingen in gaande zijn, zowel in wat vereist is als in waar de backoffice partij zelf mee bezig is. Zorg dat je daar goed over wordt geïnformeerd door de backoffice medewerker. En dat niet alleen, vraag ook gelijk hoe de partij jou kan helpen met de certificeringen die jij nodig hebt.

Communicatieproces

Hoewel dit misschien voor zich spreekt, kan de mate en de manier waarop waarin het eerste contact met de backoffice medewerker voor, tijdens en na de kennismaking plaatsvindt al veel zeggen. Is dit vooral per mail of ook telefonisch?  Hoe nauwkeurig wordt er omgegaan met de afspraken? Hoe snel en professioneel wordt er gecommuniceerd? De eerste mate waarin de communicatie verloopt legt de basis voor een mogelijke verdere samenwerking.

Bepaal wat jij uit het gesprek wil halen

Vergeet ook niet voor het eerste gesprek te bepalen welke vragen jij hebt voor de backoffice medewerker. Welke informatie heb jij in het oriëntatieproces al bemachtigd en welke mis jij nog? Zijn er nog dingen die je wil verifiëren tijdens het gesprek of wat je helemaal nog niet weet? Let hierbij ook op welke vragen de backoffice medewerker jou stelt. Heb je het wel het idee dat er oprechte interesse wordt getoond? En blijkt uit die vragen ook de beloofde expertise?

Een goed gevoel bij de partij

Natuurlijk is alle deskresearch en de informatie die je hebt opgedaan in het contact met de backoffice medewerker erg belangrijk. Maar vergeet niet op je eigen gevoel af te gaan. Er kan nog zo’n compleet beeld zijn geschetst door de backoffice medewerker, of de partij nou compleet gespecialiseerd is op jouw vakgebied of niet, je moet ook op je gemak zijn dat die partij jouw backoffice regelt. Neem deze factor dus ook vooral mee in jouw eindbeslissing.

Benieuwd naar wat easyworx voor jou kan betekenen?

Graag eens bespreken hoe wij hier mee om gaan of wil je gewoon even kennismaken? Aarzel dan niet om contact op te nemen, onze specialisten staan voor je klaar.