Het kiezen van een backoffice partij: vergelijken en een keuze maken

Gepubliceerd door Thieu Boks op

backoffice partij medewerker in blauw met wit gestreept overhemd die lachend in de camera kijkt.
backoffice partij medewerker in blauw met wit gestreept overhemd die lachend in de camera kijkt.


Het kiezen van een backoffice partij: vergelijken en een keuze maken

Afgelopen weken hebben we jullie meegenomen in de eerste stappen in het kiezen van de juiste backoffice partij. Je hebt gelezen over het bepalen van jouw behoeftes, het oriënteren op de markt en het eerste contact met een backoffice medewerker. Nu wordt het tijd om samen te vatten, te vergelijken en een keuze te maken. Waar moet je allemaal rekening mee houden? Je leest het in deze blog.

Offertes aanvragen

Na het lezen van onze eerdere blogs weet je nu wat jij wil van een backoffice partij en ook wat verschillende partijen jou te bieden hebben. Dan moet je nu gaan kiezen welke backoffice partij jij wil inschakelen voor jouw onderneming. Maar ook niet geheel onbelangrijk, wat zijn dan de kosten hiervan? Vraag bij de overgebleven partijen die jij geschikt acht daarom eerst een offerte aan. In het eerste contact hebben jullie samen gekeken naar wat ze jou bieden. Bespreek met de backoffice partij dat ook al deze zaken op de offerte worden vermeld. Zo weet je precies wat je eventueel kwijt bent en kom je niet voor onwelkome verrassingen te staan.

Wat zit er bij de omrekenfactor inbegrepen

Het is belangrijk om de omrekenfactuur van jouw backoffice partij goed te controleren. Is deze wel volledig? Krijg je achteraf losse facturen over ziekteverzuim, pensioen en transitievergoedingen of zit dit er bij inbegrepen? Ook is het belangrijk om te informeren naar de kleine lettertjes in het contract. Hoe is de betalingstermijn naar de opdrachtgevers geregeld? En wat zijn de mogelijkheden als je hier vanaf wil wijken?

Wordt de backoffice partij juridisch werkgever?

Wanneer je jouw backoffice uitbesteed kan je ervoor kiezen om de backoffice partij juridisch werkgever te maken. Een andere optie is dat je zelf juridisch werkgever blijft. Dit betekent dat je profiteert van alle voordelen die je als werkgever hebt maar ook dat je zelf de risico’s draagt. Dit is een belangrijke afweging bij het maken van een keuze voor de juiste backoffice partij.

Het klantportaal

Niet alle portalen hebben dezelfde mogelijkheden. Sommige bieden bijvoorbeeld geen mogelijkheden voor ZZP-ers. Ook zijn niet alle portalen even gebruiksvriendelijk. Het kan ook zijn dat het portaal maar een deel van de dienstverlening ondersteund. Dat betekent dan handmatige verwerking ernaast, met alle risico’s van dien. Vraag daarom altijd een demo van een klantportaal aan. Kijk daarbij ook gelijk naar de look en feel van het portaal. Heb je ook de mogelijkheid om het portaal aan te passen in jouw eigen huisstijl zodat deze herkenbaar is voor de medewerkers en klanten?

Welke service verleent de backoffice partij

Ook goed om mee te nemen is in welke mate de backoffice partij contact houdt en zorgt dat je op de hoogte blijft. Informeren ze jou bijvoorbeeld alleen over wetswijzigingen of bieden ze ook een analyse en advies? Nemen ze hierbij alleen een informerende rol in of worden er ook gesprekken ingepland over de toekomst en jouw ambities. Kortom denken ze met je mee en helpen ze jou om de ambities van het bedrijf te bereiken?

Keurmerken en certificeringen

We hebben het al eens eerder benoemd, kijk ook naar welke keurmerken, lidmaatschappen en certificeringen de backoffice partij heeft. Als de partij jou hier nog niet over geïnformeerd heeft kan het geen kwaad om bewijs te vragen dat ze deze ook daadwerkelijk in bezit hebben. Ook kan je zelf nog in het register van de VCU per bedrijfsnaam opzoeken of een partij daadwerkelijk VCU gecertificeerd is.

Goed om te weten

Vergelijken van de backoffice partijen

Je kan de informatie die je ophaalt aan de hand van deze blog toevoegen aan de informatie die je al eerder hebt verkregen tijdens het oriënteren en de gesprekken die je gevoerd hebt. Als je hier een overzicht van maakt waar je de overgebleven partijen naast elkaar legt geeft dit een goed beeld van de overeenkomsten en verschillen. Zo kan je bepalen welke backoffice partij het beste aansluit op jouw behoeftes en wensen. Nu weet jij welke partij de juiste match is voor jouw onderneming.

De samenwerkingsovereenkomst

Het is even een proces, maar dan heb je ook wat! Na het oriënteren, bespreken en vergelijken weet je nu wat je wil en met welke backoffice partij je wil samenwerken. Nu jij je keuze definitief maakt ontvang je van de backoffice partij een samenwerkingsovereenkomst. Controleer hierbij of de ontvangen overeenkomst overeenkomt met de offerte die je hebt gekregen. Ook mondelinge afspraken die je nog hebt gemaakt moeten hierin worden vastgelegd. Kijk dus even goed of je alles in de samenwerkingsovereenkomst terug ziet.

De dienstverlening van easyworx

Easyworx zorgt voor een passende dienstverlening op maat. Ben jij benieuwd hoe we jou kunnen helpen met jouw ambities en hoe onze service aansluit op jouw onderneming? Neem vandaag nog contact met ons op, onze experts staan voor je klaar.

Categorieën: Kennisbank